Locations de vacances : comment organiser la collecte des clés pendant les "vacances de Pâques" ?

A l'approche des vacances de Pâques, les agences de location nous demandent comment elles doivent organiser l'accueil des touristes et la remise des clés. Ceci à la lumière des décisions prises par le Comité de consultation mercredi dernier, notamment l'obligation de travailler exclusivement sur rendez-vous. Cela a-t-il un impact sur l'accueil des touristes ? Quelles sont les précautions et les consignes de sécurité à prendre ?

En tout état de cause, la collecte des clés ne doit pas être considérée comme une "visite d'achat". En effet, le touriste a déjà "acheté" à l'avance : il a réservé un logement de vacances et l'a payé. À son arrivée, le touriste n'a plus qu'à récupérer les clés.

Cela doit se faire sur rendez-vous, notamment dans les délais fixés par l'office du tourisme. Cette procédure est déjà bien établie dans le secteur.

Si le bureau de location souhaite étaler les arrivées, il peut être judicieux de diviser la plage horaire habituelle de deux ou trois heures et de communiquer une heure d'arrivée plus précise aux touristes, en leur demandant d'arriver ponctuellement dans la plage horaire prédéfinie (par exemple, une heure).

Précautions à prendre
Lorsqu'il organise l'accueil des touristes et la remise des clés, le bureau de location doit prendre un certain nombre de précautions spécifiques. Elles sont répertoriées dans le protocole sectoriel "Locations de vacances et maisons de vacances", que vous trouverez sur le site web de Tourisme Flandre.

Le point 7 de ce protocole de sécurité concerne l'accueil des touristes arrivant et partant à l'office. Le protocole ne mentionne pas spécifiquement que l'accueil doit se faire sur rendez-vous, car c'est déjà une pratique courante dans le secteur. Les créneaux horaires utilisés par les bureaux de location sont considérés comme l'heure convenue.

Les directives sont énumérées une fois de plus :

Limitez le nombre de locataires/clients dans votre bureau, en fonction de la surface et des possibilités de circulation. Demandez aux locataires d'entrer seuls dans le bureau (1 personne) pour récupérer les clés, signaler des problèmes, ...
Affichez les règles qui s'appliquent à l'endroit où ils entrent et, si possible, communiquez-les à l'avance. Les touristes doivent toujours suivre les instructions de l'office.
Mettez au point des systèmes alternatifs pour la remise des clés, par exemple en utilisant des coffres à clés individuels. Prenez les dispositions nécessaires à l'avance.
Les clés doivent être complètement désinfectées avant et après leur émission.
Réorganiser l'aménagement de l'espace d'accueil/comptoir, par exemple en prévoyant des équipements de protection à l'accueil (murs et paravents), la télé-réception, en donnant aux visiteurs la possibilité de se désinfecter les mains par la mise à disposition de gels pour les mains adaptés, en prévoyant un endroit où les clés peuvent être déposées sans contact, etc.
Les paiements sont effectués par voie électronique, ce qui évite le recours à l'argent liquide
Les locaux doivent être bien ventilés à tout moment.
L'accueil doit être organisé de telle sorte qu'il n'y ait pas d'attroupements ou de files d'attente non organisées et non sécurisées.
Nous soulignons l'importance de la dernière ligne directrice. Dans les prochains jours, examinez ce que vous pouvez faire en tant que bureau pour éviter que des groupes de touristes se rassemblent devant votre bureau de manière désordonnée. Ceci est dans l'esprit du paquet de mesures actuel. En ce qui concerne les magasins non essentiels, ils visent essentiellement à éviter les foules incontrôlées dans et autour des magasins.

Mise à jour du protocole de sécurité
Suite au décret ministériel du 26 mars, le protocole de sécurité a été mis à jour. Les changements sont limités et se concentrent sur la partie concernant les réservations au bureau. Il est désormais précisé que les réservations ne peuvent se faire que sur rendez-vous. Vous trouverez le protocole mis à jour sur le site web de Tourisme Flandre ou dans le dossier 'Corona & Locations de vacances' sur l'intranet de la CIB.