Home | ERA NEWS Flash - GDPR nieuws

ERA NEWS Flash - GDPR nieuws

In ERAforce en op onze website werden nieuwe aanpassingen uitgevoerd. Ondersteunende e-mail templates, procedures en opleidingsmateriaal worden stapsgewijs ter beschikking gesteld.

oktober 2018

Activatie zoekopdrachten

Zoekopdrachten die door u worden aangemaakt dienen (conform de GDPR-wetgeving) door de klant te worden geactiveerd. Hiervoor wordt een mail gestuurd naar de klant. Pas na bevestiging lopen de mariages. Wij stelden vast dat er vele zoekopdrachten niet bevestigd werden... 
Er is nu de mogelijkheid om de vraag tot activatie van zoekopdrachten NIET meer te sturen. U dient hiervoor in de 'Makelaarsinstellingen' de checkbox achter het veld 'Automatische activatie zoekopdracht' aan te vinken. Zoekopdrachten worden dan direct geactiveerd zonder expliciet akkoord van de zoeker.
Opgelet: Deze werkwijze is niet conform de strikte interpretatie van GDPR en kan mogelijk leiden tot klachten. Wij laten de beslissing hiervoor bij de zaakvoerder.
Standaard staat deze instelling af en wordt de vraag tot activatie nog altijd verzonden.

september 2018

Website formulieren

Campagnevelden staan nu automatisch aangevinkt bij inschrijving op de contactformulieren Zoekopdracht, ERA Open Huizen Dag, ERA Comfort Garantie, Koperwachtzaal en ook op alle bestaande klantenfiches in ERAforce.

Mailingtemplates

De algemene consent mail “Kies uw ERA communicatie”, bestemd voor uw bestaande database is beschikbaar onder ‘communicatiesjablonen’ in de map ‘GDPR - RGPD’.

Procedure ‘Uitvoering van de rechten van een betrokkene’

Welke procedure moet gevolgd worden als een betrokkene gebruik wil maken van zijn rechten, zijnde wanneer hij zijn persoonlijke gegevens wenst in te kijken, te wijzigen, over te dragen of te laten verwijderen? Download het document in de ERAforce bibliotheek in de map 'Documentatie Zaakvoerders NL'.

Voor updates hieromtrent hou je best de CHATTER en deze interne blogpagina in het oog!

juni 2018

Website

Campagne- en Privacy Policy-velden live voor contact formulieren ZO, OHD, ECG, KWZ, makelaar worden en ‘Contacteer uw makelaar’.

FASE 1 update punt 7 en 8

Mailingtemplates

Algemene ‘contactconsent privacy policy e-mail’ bestemd voor uw bestaande database en andere automatische en manuele templates gelinkt aan ERAforce zullen in de loop van volgende week beschikbaar zijn, zoals bv. een verwelkomingsmail om na het aanmaken van een contact de persoon te vragen de privacy policy te aanvaarden. Zonder aanvaarding kan de ZO activatie niet gebeuren.

Wanneer jullie tijdens de ERA OHD via de GUESTBOOK gegevens verzamelen en hiermee nieuwe contacten gaan aanmaken in ERAforce, zullen de mensen een automatische mail ontvangen met de vraag om de ERA Privacy Policy te aanvaarden. Enkel na aanvaarding zal de ZO geactiveerd kunnen worden. Hebben ze dit na 1 dag nog niet gedaan, ontvangen ze een automatische reminder. Hebben ze dit vervolgens nog niet gedaan kunnen jullie hun altijd nabellen om te informeren of ze hun zoekopdracht wensen te activeren. Er zal bovendien een knop in ERAforce staan om de reminder mail nogmaals te kunnen verzenden, indien jullie dit wensen.

FASE 2 update

  1. Aanpassing van de nodige documenten (verkooppdrachten, guestbook, ...)
    • Guestbook: lijn toegevoegd in Brandkeeper:
      'U zal van ons een verwelkomingsmail ontvangen met extra informatie over de ERA privacy policy.'
  2. Opstellen van procedures
    • Procedure ‘Uitvoering van de rechten van een betrokkene’
      Welke procedure moet gevolgd worden als een betrokkene gebruik wil maken van zijn rechten, zijnde wanneer hij zijn persoonlijke gegevens wenst in te kijken, te wijzigen, over te dragen of te laten verwijderen ? Deze procedure vind je binnenkort in de ERAforce bibliotheek onder GDPR. We geven een seintje via chatter, zodra deze beschikbaar is.
  3. Opleidingspakket
    Er is een opleidingspakket in de maak om jullie de GDPR-implementatie in ERAforce te kunnen toelichten. Zodra de onderstaande zaken beschikbaar zijn ontvangen jullie een bericht in CHATTER.
    • Documentatie slides: uitleg en printscreens van de nieuwe GDPR-velden in ERAforce:
      • Hoe worden de campagnevelden van de website gelinkt in ERAforce?
      • Hoe kan je uw doelgroepen voor je campagnes filteren ifv de nieuwe campagne velden?
    • Video
      • Hoe kan je uw doelgroepen voor je campagnes filteren ifv de nieuwe campagne velden? Enkel de contacten die een aangevinkt campagneveld hebben mogen opgenomen worden in de desbetreffende mailing.
    • Algemene ERAforce cursussen: inhoud wordt aangevuld met de nieuwe GDPR-functionaliteiten.

    • Nieuwe ERAforce workshop: ‘Campagnes GDPR-proof opstellen’.

Voor updates hieromtrent hou je best de CHATTER en deze interne blogpagina in het oog!

mei 2018

Sedert 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR) in werking getreden. ERA Belgium heeft de nodige aanpassingen gedaan om nog beter om te gaan met de beveiliging en het beheer van de persoonlijke gegevens van onze klanten, contacten en prospecten en zal hun nieuwe/uitgebreidere rechten respecteren.

Jullie zullen ongetwijfeld al veel mails ontvangen hebben om u links en rechts al dan niet (opnieuw) in of uit te schrijven voor bepaalde diensten en nieuwsbrieven. Maar er is achter de schermen uiteraard veel meer aan de gang dan het pure inschrijvingsverhaal omtrent mailings.

Bij ERA Belgium werd er intensief gewerkt om de intake van gegevens, het verwerken ervan en het gebruik ervan conform te wetgeving te laten verlopen. 

In deze context werken we in verschillende fases, waarbij de fundamentele zaken in fase 1 aan de beurt kwamen, en in Fase 2 verdere uitwerkingen mogelijk zijn.

Hierbij een kort overzicht en enkele instructies en aanbevelingen om correct om te gaan met de persoonsgegevens van uw klanten.

FASE 1 

1. Uitwerken van een algemene “ERA Privacy Policy” 
https://www.era.be/nl/privacyverklaring-v-14052018

2. Uitwerken van een algemene “ERA Cookie Policy
https://www.era.be/nl/cookie-policy-v-14052018

3. Aanpassen van de inschrijvingsformulieren op de era.be website:

  1. Koperwachtzaal

  2. ERA Comfort Garantie

  3. ERA Open Huizen Dag

  4. Zoekopdracht

  5. Contacteer de makelaar

  6. Algemeen contact

  7. Makelaar worden

4. Minimaliseren van verplichte inschrijvingsvelden, enkel de noodzakelijke gegevens (titel, voornaam, naam, tel.nr., e-mail, postcode enkel voor te verkopen panden) zijn nog verplicht, anderen zijn optioneel (postcode, straat, huisnummer, gemeente).

5. Mailingcategorieën werden toegevoegd. Zo kan een klant ervoor kiezen om al dan niet een mailing te ontvangen voor volgende onderwerpen (uitgebreider toegelicht in de Privacy Policy):

  1. ERA Open Huizen Dag/Nieuwbouwdagen
  2. Events

  3. Nieuwsbrieven

  4. Investeringsopportuniteiten

6. Bij het formulier “ERA makelaar worden” werden de volgende velden voorzien:

  1. Starten met een eigen ERA kantoor
  2. Toetreden tot het ERA netwerk met een bestaand kantoor

  3. Als mederwerker werken bij een bestaand ERA kantoor

  4. Op zoek naar een stageplaats bij een ERA kantoor

  5. BIV nummer veld

7. Uitwerken van een e-mail template om, indien gewenst, jullie bestaande database te kunnen aanschrijven, met het verzoek hun interesse in toekomstige mailingonderwerpen aan te duiden.

8. Voorzien van een automatische mail, die zal verstuurd worden: 

  1. Bij aanmaak van een zoekopdracht om onze privacy policy te aanvaarden
  2. Bij aanmaak van een contact voor dezelfde reden

9. Voorzien van een template voor een verwerkingsdocument met externe partijen zal ter beschikking worden gesteld.

10. Alle velden en categorieën zullen gelinkt zijn aan ERAforce (zie hieronder).

Voor punten 7 - 10 zullen jullie via Chatter verwittigd worden zodra deze beschikbaar zijn.

 

FASE 2

We zijn in overleg om een e-book traject te ontwikkelen om via een pop-up op de “verkoperspagina” de potentiële verkopers des te meer ertoe aan te zetten om hun gegegvens achter te laten in ruil voor een e-book met waardevolle content.

Verder gaan we ook alle documenten herbekijken, en waar nodig aanpassingen doen en deze dan ook aan jullie mededelen.

 

ERAFORCE

Salesforce zelf is uiteraard GDPR-compliant.

Voor ERAforce werden alle bovenstaande velden en categorieën gelinkt aan dezelfde velden en categorieën in ERAforce.

Dat wil zeggen dat wanneer jullie een campagnemailing willen doen, jullie op deze categorieën moeten filteren.

Bv.: Wensen jullie (nieuwe) contacten/prospecten te mailen over de ERA Open Huizen Dag, dan moeten jullie op deze categorie filteren. Voor jullie bestaande database staat dit veld nu nog automatisch aangevinkt, tenzij de klanten gaan aangeven deze niet meer te willen ontvangen, nadat ze een eerste mailing van jullie hieromtrent ontvingen. Hetzelfde geldt voor de andere categorieën events, nieuwsbrieven etc.

Via het ‘Campagne Target Dashboard’ en filtering op het nieuwe veld ‘Mailing subscripties’, kunnen relevante contacten en prospecten gefilterd worden.

Bij elke campagne, moeten jullie de subscriptielink toevoegen, zie hieronder. Deze zal ook getoond worden in de algemene mailingtemplate in de bibliotheek.

ERAforce zal automatisch checken of alle leden van een campagne een subscriptie overeenkomstig met de campagne geactiveerd hebben, zoniet zal ERAforce ALLE leden uit de bronlijst weigeren toe te voegen aan de campagne!

We houden je graag op de hoogte van de laatste nieuwtjes. Houd deze blog in de gaten voor meer updates.

Het ERA Belgium team