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ERA NEWS Flash - RGPD

Dans ERAforce et sur notre site web des nouvelles adaptations ont été implémentées. Des modèles pour des e-mailings, des procédures et du matériel de formation sera progressivement mis à disposition.

septembre 2018

Formulaires site internet

Les champs de campagne sont désormais automatiquement cochés lors de l’inscription sur les formulaires de contact Recherche, Journée Maisons Ouvertes ERA, Garantie Confort ERA, Salle d’attente Acheteurs et sur tous les autres fichiers clients dans ERAforce.

Modèles mailing

Le mail de consentement général « Choisissez votre communication ERA », destiné à votre banque de données existante, est disponible sous « modèles de communication » dans le dossier « GDPR – RGPD ».

Procédure « Application des droits d’une personne concernée »

Quelle procédure suivre lorsqu’une personne concernée veut faire usage de ses droits, qu’il s’agisse de consulter, modifier, transférer ou supprimer ses données personnelles ? Pour tout savoir à ce sujet, consultez le document dans la bibliothèque ERAforce « Document. Gérants ».

Pour les updates concernant toutes ces dispositions, gardez un œil sur notre CHATTER et notre page blog interne !

juin 2018

Site ERA.be

Les champs pour les campagnes et pour accepter notre politique de confidentialité sont en ligne pour les formulaires de 'Mission de Recherche', 'Journée Maisons Ouvertes ERA', 'Garantie Confort ERA', 'Salle d'attente', 'Devenir Agent' et 'Contactez votre agent'.

Phase 1 : mise à jour point 7 et 8

Mailing templates

L’e-mail de ‘consentement contact’ destiné à votre base de données actuelle et d’autres modèles mailings automatiques et manuels liés à ERAforce seront disponibles dans le courant de la semaine prochaine, comme par exemple un mail de bienvenue, à envoyer après la création d'un contact, pour demander à la personne concernée d'accepter notre politique de confidentialité pour pouvoir gérer ses données personnelles. Sans acceptation, l'activation de la Mission de Recherche ne se fera pas.

Si vous allez utiliser le 'GUESTBOOK' lors de la JMO ou autre pour rassembler de données personnelles de vos visiteurs pour créer ensuite des nouveau contacts en ERAforce, les gens vont recevoir un mail automatique pour accepter la Politique de Confidentialité ERA. Uniquement après l'acceptation de celle-ci la mission de recherche pourra être activée. Si cela ne c'est pas fait après un jour, ils reçoivent un rappel automatique. Si il n'y a toujours pas de réaction de leur part, vous pouvez toujours leur passer un coup de fil pour les inciter à activer leur mission de recherche. De plus, il y aura un bouton dans ERAforce pour renvoyer le mail de rappel manuellement.

Phase 2 : mise à jour 

  1. Adaptation de documents (mission de vente, guestbook, ...)
    • Guestbook: texte ajouté dans Brandkeeper:
      'Vous allez recevoir un mail de bienvenue avec plus d'informations concernant la Politique de Confidentialité ERA.'
  2. Créer des procédures
    • Procédure ‘Exécution des droits de la personne concernée’
      Quelle procédure doit-être suivie si une personne concernée souhaite faire usage de ses droits, c'est-à-dire lorsqu’elle souhaite consulter, modifier, transférer ou faire supprimer ses données personnelles ? Dès finalisation, vous aller trouver cette procedure dans la bibliothèque ERAforce dans la rubrique 'GDPR'.
  3. Dossier de formation
    Nous sommes en train de créer un dossier de formation afin de vous éclairer quant à l’implémentation RGPD dans ERAforce. Une fois que les sujets ci-dessous seront disponibles, nous vous en informerons via un message dans CHATTER !
    • Slides documentation : explications et captures d’écran des nouveaux champs RGPD dans ERAforce :
      • Comment les champs pour les campagnes sur les formulaires du site internet sont-ils liés à ERAforce ?
      • Comment pouvez-vous filtrer les groupes-cibles pour les campagnes en fonction des nouveaux champs pour les campagnes ?
    • Vidéo :
      • Comment pouvez-vous filtrer les groupes-cibles de vos campagnes en fonction des nouveaux champs pour les campagnes ? Seuls les contacts disposant d’un champ de campagne coché peuvent être repris dans les mailings concernés.
    • Formations ERAforce générales : Le contenu est complété avec les nouvelles fonctionnalités RGPD.
    • Nouvel atelier ERAforce : ‘Réaliser de campagnes compatibles RGPD’.

Pour les mises à jour concernant ces différents sujets, gardez un œil sur notre CHATTER et notre page blog interne !

 

mai 2018

Depuis le 25 mai 2018 le nouveau règlement européen sur la protection des données (RGPD) est en application. ERA Belgium a réalisé les modifications nécessaires pour garantir une gestion des données encore plus fiable à ses clients, contacts et prospects, et compte tout mettre en œuvre pour respecter au mieux les nouveaux droits de chacun d’entre eux.

Vous avez probablement déjà reçu de nombreux mails pour vous abonner, réabonner ou désabonner à différents services et autres newsletters. Mais ce qui se passe en coulisse dépasse largement le cadre de la simple (re)inscription à une liste de mailings.

Chez ERA Belgium, des efforts intensifs ont été déployés pour recueillir les données, les traiter et les utiliser conformément à la législation.

Dans ce contexte, nous travaillons en différentes phases, avec les questions fondamentales en phase 1, puis, en phase 2, d’autres développements qu’il faut également prendre en considération.

Voici un aperçu et quelques instructions et recommandations pour traiter encore correctement les données personnelles de vos clients.

PHASE 1 

1. Développement d’une “ERA Privacy Policy” générale

     https://www.era.be/fr/declaration-de-confidentialite-v-22052018

2. Développement d’une “ERA Cookie Policy” générale

     https://www.era.be/fr/politique-en-matiere-de-cookies-v-22052018

3. Modification des formulaires d’inscription sur le site internet era.be 

  1. Salle d’attente acheteurs
  2. Garantie Confort ERA
  3. Journée Maisons Ouvertes ERA
  4. Mission de recherche
  5. Contactez l'agent immobilier
  6. Contact général
  7. Devenir agent

4. Minimalisation des champs d’inscription obligatoires, seules les données indispensables (titre, prénom, nom, tél., e-mail, code postal uniquement pour les biens à vendre) sont encore obligatoires, les autres étant désormais optionnelles (code postal, rue, numéro, localité). 

5. Des catégories de mailing ont été rajoutées. Ainsi, un client peut par exemple choisir de ne pas recevoir de mailing pour les sujets suivants :
(infos plus détaillées dans la politique de confidentialité)

  1. Journées Maisons Ouvertes ERA/Journées Biens Neufs
  2. Évènements
  3. Newsletters
  4. Opportunités d’investissement

6. Au-dessous le formulaire “Devenir agent ERA”, les champs suivants ont été ajoutés :

  1. Lancer sa propre agence ERA
  2. Rejoindre le réseau ERA avec une agence existante
  3. Travailler comme collaborateur dans une agence ERA existante
  4. Chercher une place de stagiaire dans une agence ERA
  5. Mon numéro IPI est: _______

7. Création d’un modèle d'e-mail qui permet de pouvoir rajouter à votre banque de données les intérêts de vos contacts au différents sujets d'email.

8. Ajout d’un e-mail automatique, qui sera envoyé pour accepter notre politique de confidentialité : 

  1. lors de la création d’une mission de recherche .
  2. lors de la création d’un contact .

9. Ajout et mise à disposition d’un modèle pour un document de traitement avec des parties externes.

10. Tous les champs et catégories doivent être liés à ERAforce (voir ci-dessous).

Vous serez averti par Chatter lorsque les points 7 - 10 seront disponibles.

 

PHASE 2

Nous sommes en pleine concertation pour le développement d’un e-book destiné à encourager les vendeurs potentiels –  via une fenêtre pop-up sur la « page des vendeurs » – à laisser leurs données en échange d'un e-book avec un contenu de valeur.

Nous allons revoir tous les documents pour y apporter des modifications si nécessaire, et ensuite les partager avec vous.

ERAforce

Salesforce est bien sûr conforme au RGPD.

Tous les champs et catégories susmentionnés ont été liés aux mêmes champs et catégories dans ERAforce.

Cela veut dire que lorsque vous voulez effectuer une campagne mailing, vous devez séléctioner ces catégories.

Par ex. : si vous voulez envoyer un e-mail concernant la Journée Maisons Ouvertes ERA à de (nouveaux) contacts/prospects, vous devez sélectioner cette catégorie. En ce qui concerne votre banque de données existante, ce champ est coché par défaut, à moins que le client n'ait indiqué ne plus vouloir recevoir de message concernant ce sujet, après avoir reçu un premier mail de votre part. Il en va de même pour les autres catégories, évènements, newsletters, etc.

Les contacts et prospects peuvent être sélectioner via le tableau de bord 'Campagne Target' et la sélection du nouveau champ ‘Inscriptions Mailing’.

Pour chaque campagne, vous devez ajouter le lien d’inscription, voir ci-dessous. Celui-ci sera également présent dans le modèle de mailing général dans la bibliothèque.

ERAforce vérifiera automatiquement si tous les membres d’une campagne ont souscrit à une campagne correspondante. Dans le cas contraire, ERAforce refusera d’ajouter TOUS les membres de la liste originale à la campagne.

Nous vous tiendrons au courant sur ce sujet.

L'équipe ERA Belgium